Gérer le crédit d’un client
OBJECTIF
Dans le processus de suivi des comptes à recevoir, l’utilisateur doit régulièrement s’assurer que les clients n’excèdent pas leur limite de crédit ou que la perception des factures est effectuée dans les délais prévus.
Maestro* offre la possibilité de gérer le crédit d’un client de deux façons, cliquer sur l’un des hyperliens en fonction de la méthode sélectionnée :
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Méthode |
Impact dans maestro* |
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Valider automatiquement le crédit d’un client en fonction d’une limite de crédit |
Avec cette méthode, l’utilisateur est informé que le client a excédé sa limite de crédit uniquement lorsqu’il entre ou tente de transférer une vente. Le client est toujours ACTIF, donc il est possible d’entrer d’autres genres de transactions dans maestro* pour ce client. Trois étapes sont nécessaires pour activer et utiliser la gestion de la limite de crédit : |
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Utilisation de l’option Validation du crédit pour bloquer ou non un client |
Cette méthode offre plus de flexibilité, car elle permet à l’utilisateur de bloquer ou non le client en fonction de la limite de crédit ou du délai de paiement autorisé. Le blocage d’un client s’effectue manuellement à l’aide de l’option Validation du crédit et doit être effectué régulièrement. Dépendamment des configurations diverses, un client peut être bloqué complètement ou un message d’avertissement peut être affiché lors de la sélection du client. Dès qu’un client est bloqué, il est impossible d’entrer une nouvelle transaction pour ce client. Dès l’entrée du code client, l’utilisateur est informé du statut du client et de la raison pour laquelle le client est bloqué. Trois étapes sont nécessaires pour activer la validation du crédit : |
PRÉREQUIS
- Gestion des clients
- Configurations diverses
- Des transactions de vente doivent avoir été enregistrées en lien avec les clients
Étapes
Méthode 1 : Valider automatiquement le crédit d’un client en fonction d’une limite de crédit
Avec cette méthode, l’utilisateur est informé que la limite de crédit est atteinte uniquement lors de l’entrée d’une vente pour ce client.
En fonction des Configurations diverses et du champ Gestion de la limite de crédit , maestro* peut :
- Empêcher d’entrer ou de transférer une vente;
ou - Afficher un message d’avertissement indiquant que le client a excédé sa limite de crédit, lors de l’entrée de la vente.
Définir le moment où la limite de crédit doit être validée dans les Configurations diverses
Cette étape doit être effectuée lors de l’implantation de la gestion de la limite de crédit. Elle permet de définir, pour l’ensemble des clients, le moment où la limite de crédit est validée dans maestro*.
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maestro* > Facturation > Maintenance > Facturation > Configurations diverses |
- À partir du menu de gauche, cliquer sur Client.
- Sélectionner, dans le champ Gestion de la limite de crédit, la façon dont la limite de crédit est validée, en sélectionnant l’endroit où celle-ci doit être effectuée.
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Les choix Vente et Transfert permettent de bloquer l’entrée ou le transfert de la vente lorsque la limite de crédit du client est atteinte. Tandis que le choix Vente-Valider seulement permet de donner un avertissement à l’utilisateur lorsque la limite de crédit est atteinte. Dans ce cas, l’utilisateur peut poursuivre l’enregistrement de la vente après avoir fermé le message d’avertissement. |
- Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
Définir la limite de crédit d’un client à partir de la Gestion des clients
Cette étape est requise pour indiquer la limite de crédit attribuée à chaque client.
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maestro* > Facturation > Maintenance > Client > Gestion des clients |
- Sélectionner un client existant ou créer un nouveau client, selon le cas.
- Entrer le montant de la limite de crédit.
- Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
Valider la limite de crédit lors de l’entrée d’une vente
Si une facture est entrée pour un client et que le montant de cette facture fait en sorte que la limite de crédit du client est dépassée :
Si la Gestion de la limite de crédit est à Vente, un message d’erreur sera affiché et l’usager ne pourra pas enregistrer la transaction.
- Si la Gestion de la limite de crédit est à Vente – Valider seulement, un message d’erreur sera affiché mais l’usager pourra quand même enregistrer la transaction.
- Si la Gestion de la limite de crédit est à Transfert, aucun avertissement ne sera donné lors de l’enregistrement de la facture. Mais lorsque l’usager essaiera de transférer la facture, un message d’avertissement sera affiché sur le rapport de transfert et la transaction sera transférée.
Méthode 2 : Utilisation de l’option Validation du crédit pour bloquer ou non un client
Définir les exigences de validation du crédit dans les Configurations diverses
Cette étape est requise seulement lors de l’activation de la validation du crédit. Elle permet de définir, pour l’ensemble des clients, la méthode et les critères selon lesquels la validation du crédit doit être effectuée.
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maestro* > Facturation > Maintenance > Facturation > Configurations diverses |
- À partir du menu de gauche, cliquer sur Client.
- Compléter la section Validation du crédit en fonction de vos besoins en vous référant au tableau ci-dessous.
Généralement, la validation du crédit s’effectue selon un délai de paiement autorisé ou selon la limite de crédit.
Si vous combinez les deux validations, maestro* proposera de bloquer un client dès que celui-ci répondra à au moins l’un de ces critères.
Validation du crédit en fonction de
À utiliser lorsque
Action
Délai de paiement autorisé
L’ensemble de vos clients ont le même délai pour effectuer le paiement d’une facture.
Exemple : 60 jours maximum pour effectuer un paiement sans pénalité.
Dans la section Validation selon le délai de paiement autorisé
- Entrer le nombre de jours à partir duquel on doit suggérer de bloquer un client qui a un solde impayé et ce, peu importe le montant.
Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients qui ont au moins une facture non payée depuis plus de 60 jours.
Limite de crédit du client et d’un solde minimum**
Vous voulez bloquer un client dans le cas où il dépasse le nombre de jours du sursis de paiement et que le solde impayé des factures dépasse le solde minimum défini.
NOTE : Seules les factures qui dépassent le nombre de jour de délai de paiement indiqué sont prises en compte pour le calcul du solde.
Pré-requis :
- Un montant de limite de crédit doit être inscrit dans la Gestion des clients.
Dans la section Validation selon la limite de crédit
Compléter les champs suivants :
- Nombre de jours de délai
- Solde minimum
Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de sursis est supérieur au montant minimum indiqué.
Limite de crédit du client et d’un % de la limite de crédit**
Vous voulez bloquer un client dans le cas où il dépasse le nombre de jours de sursis de paiement et que le solde impayé des factures atteint un certain pourcentage de la limite de crédit spécifiée.
NOTE : Seules les factures qui dépassent le nombre de jour de délai de paiement indiqué sont prises en compte pour le calcul du solde.
Pré-requis :
- Un montant de limite de crédit doit être inscrit dans la Gestion des clients.
Dans la section Validation selon la limite de crédit
Compléter les champs suivants :
- Nombre de jours de délai
- % de la limite de crédit
Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de sursis atteint un pourcentage de la limite de crédit qui est supérieur au pourcentage indiqué.
Ce critère a priorité sur la validation en fonction d’un solde minimum, indiqué dans cette même section. Si un pourcentage y est indiqué, le système ne tient alors pas compte du solde minimum.
** Si aucune limite de crédit n’est définie pour le client, il n’y aura aucune validation de crédit effectuée si la méthode de validation choisie est en fonction de la limite de crédit.
Les champs ci-dessous permettent de définir quelle action effectuer lors de l’étape de la Validation du crédit, lorsque le solde des factures correspond aux critères identifiés dans le tableau de la capture d'écran ci-dessus.
Champ
Description
État du blocage
Action à exécuter, dans l’option Validation du crédit, pour les clients qui rencontrent les conditions indiquées. Les actions possibles sont de bloquer le client ou de donner un avertissement.
Raison du blocage
Message affiché si les critères énoncés sont remplis.
- Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
Gérer les exceptions à partir de la Gestion des clients
Cette étape est requise lorsque vous attribuez, pour un client, une condition particulière pour la validation du crédit. C’est également à cet endroit que la limite de crédit doit être indiquée pour chaque client lorsque la validation du crédit s’effectue selon la limite de crédit du client.
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maestro* > Facturation > Maintenance > Client > Gestion des clients |
- Sélectionner un client existant ou créer un nouveau client, selon le cas.
- Si la validation du crédit est effectuée en fonction de la limite de crédit du client, entrer le montant de la limite.
- Pour définir des conditions particulières reliées au client, cliquer sur l’onglet Informations de facturation, puis compléter la section Validation du crédit.
- Cliquer sur Enregistrer et Quitter.
Valider le crédit des clients
La validation du crédit permet de valider l’état des clients selon les critères de crédit configurés dans la Gestion des clients et/ou dans les Configurations diverses. Le calcul des soldes impayés est toujours effectué en fonction de la date du jour.
Maestro* offre la possibilité de bloquer automatiquement les clients répondant aux critères de validation du crédit. L’utilisateur peut approuver en lot les clients sélectionnés, modifier la sélection effectuée par le système ou modifier l’action à exécuter.
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Cette étape doit être exécutée régulièrement. |
- À partir du menu principal de maestro*, dans la section de gauche, cliquer sur le module Facturation, puis, cliquer Maintenance. Le menu Maintenance apparaît dans la section de droite.
- Dans la section de droite, cliquer sur l’option Validation du crédit du panneau Maintenance clients. La fenêtre Validation du crédit s’affiche.
Seules les colonnes de la section Action peuvent être modifiées.
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Pour obtenir des informations supplémentaires sur les différents champs de l’écran, consulter la rubrique d’aide à partir de l’option Validation du crédit. |
Modifier l’état d’un client
- Si requis, entrer un Code externe pour filtrer les transactions à afficher. Puis cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.
Ce code est lié au contenu du champ Code externe de la Gestion des clients. Il peut être utilisé, par exemple, pour regrouper les clients par département.
- Confirmer l’action à effectuer sélectionnant la colonne À bloquer ou À débloquer.
Par défaut, maestro* suggère l’action à effectuer en fonction des critères de validation.
Il est possible de désélectionner tout ou de sélectionner tout en effectuant un clic droit dans la grille et en sélectionnant l’option appropriée.
- Cliquer sur Appliquer (F12).
Les états des clients sont modifiés en fonction de l’action choisie. Si l’action À bloquer est sélectionnée, maestro* change l’état du client en fonction de la valeur choisie dans le champ État du blocage dans la Gestion des clients et dans les Configurations diverses.
Voir aussi